Ofte stillede spørgsmål

Jo tidligere du henvender dig til FUPA, jo bedre muligheder har vi for at hjælpe dig i processen. Vi forventer på ingen måde, at du kommer med en helt færdig ansøgning, når du henvender dig til os, så kontakt os lige så snart du har planer om at søge eksterne midler ved fonde, og du gerne vil have vores hjælp.

For at kunne planlægge vores arbejde har vi dog sat en frist for advisering om planlagte ansøgninger, som er 10 hverdage inden deadline.

Nej, vi er blot med til at kvalitetssikre din ansøgning, og sikrer at du overholder bevillingsgivers krav og retningslinjer.

Det er din nærmeste leder der skal godkende den faglige del af ansøgningen og den økonomiske del skal altid godkendes af en på din afdeling/klinik/forskningsgruppe med økonomiansvar.

CVR-nummer for Aalborg Universitetshospital er 29190941. 

CVR-nummer for Klinisk Institut, Aalborg Universitet er 29102384.

PIC står for Partcipant Identification Code. Det er en unik kode, som er oprettet på institutionsniveau. Hvis du ønsker at indsende/deltage i en ansøgning til et af EU's tilskudsprogrammer skal du oplyse vores institutions PIC kode.

Aalborg Universitetshospitals PIC kode er den samme som Region Nordjyllands, som er 997381064.

PIC kode for Aalborg Universitet, Klinisk Institut er 999904034.

Hvis du er involveret i en EU-ansøgning, kontakt Fundingenheden, så vi kan hjælpe dig i processen.

Som oftest er det ens ansættelse der er styrende for, hvor ansøgningen skal udgå fra. Det vil sige, at hvis man er ansat udelukkende på Aalborg Universitetshospital, så udgår ens ansøgning fra Aalborg Universitetshospital.

Hvis man er ansat udelukkende på Aalborg Universitet, så udgår ens ansøgning fra Aalborg Universitet – også selvom man rent fysisk bruger midlerne på en hospitalslokation.

Hvis man er ansat begge steder – altså både på universitet og hospitalet, så anbefaler vi, at det er aktiviteten, der er den styrende, og at man afsender sin ansøgning fra den institution, hvor projektaktiviteten foregår. I mange tilfælde indgår både Aalborg Universitet og Aalborg Universitetshospital som partnere i et projekt, og i de tilfælde skal der laves et separat budget for hver institution. Kontakt altid FUPA i disse tilfælde.

Hvis man er ph.d.-studerende og indskrevet ved forskerskolen på Aalborg Universitet, så betyder det ikke nødvendigvis, at man er ansat der.

Man kan godt være det, men en indskrivning fordrer altså ikke en ansættelse på universitet.

Læs de formelle krav nøje igennem og sørg for at overholde kravene til punkt og prikke. Hvis de skriver 5 siders projektbeskrivelse, så overhold dette.

Nogle af de større fonde instruerer deres bedømmerne i, at de skal se bort fra alt, der strækker sig ud over de angivne omfangskrav, så det vil altså ikke være til din fordel at overskride retningslinjerne.

Ved nogle (specielt lidt større) fonde fremgår det, hvornår du kan forvente svar på din ansøgning.

Hvis fonden ikke har nævnt noget er en god tommelfingerregel, at der som oftest går mellem 3-6 måneder. Ved mindre private fonde behandles ansøgninger nemlig på et fondsbestyrelsesmøde, som ofte finder sted kvartalsvis.

Send derfor din ansøgning afsted i god tid.

Der er stor konkurrence på at søge midler ved danske fonde, så succesraten er som oftest i den lave ende. Du bør derfor forvente, at en del af dine ansøgninger ikke vil blive imødekommet.

Det er sjældent, at man modtager et begrundet afslag fra fonden. Overvej derfor grundigt om der er mere du kan gøre for at optimere din ansøgning, inden du ansøger ved en anden fond.

Kontakt gerne FUPA for hjælp og sparring.

Som oftest skyldes et afslag, at fonden ikke har økonomiske midler til at imødekomme alle de modtagne ansøgninger. Men kig også med kritiske øjne på din egen ansøgning. Nogle af de typiske årsager til afslag er:

• Projektet falder ikke inden for fondens formål
• Kvaliteten og nyhedsværdien af projektet er ikke høj nok
• Ansøgningen reflekterer ikke forskerens kompetencer og evne til at gennemføre projektet
• Der er fejl i formalia

Se informationer omkring bankkonto vedr. forskningsmidler

Orienter dig grundigt i fondens opslag eller retningslinjer, da der ofte står en øvre grænse for, hvor meget du kan ansøge fonden om.

Hvis det ikke fremgår af et evt. opslag, så undersøg fondes hjemmeside, hvor man typisk kan se, hvad de tidligere har givet af bevillinger, så du har en bedre fornemmelse af, hvor meget du kan ansøge fonden om.

Det er også altid en mulighed at kontakte fonden direkte og spørge dem.

Overhead kaldes også ofte administrationsbidrag eller indirekte omkostninger.

Helt præcist er det den del af en bevilling, som gives til at dække de indirekte omkostninger, der er forbundet med at gennemføre et projekt, men som ikke direkte kan henføres til det konkrete projekt. Det kan f.eks. være husleje, vand, varme, biblioteksdrift, kontorartikler osv.

Mange private fonde giver ikke støtte til overhead, og overhead kan variere alt efter, hvilken institution man er ansat ved. Kontakt derfor altid FUPA, hvis du står i en situation, hvor du har mulighed for at ansøge om overhead.

Medfinansiering/egenfinansiering/selvfinansiering betegner som oftest det økonomiske bidrag, som arbejdspladsen yder til projektet, f.eks. i form af den tid, som nogle af projektdeltagerne bruger på projektet.

Vi anbefaler altid, at medfinansiering fremgår af budgettet, så man viser fonden, at man selv er villig til at sætte penge i projektet. Det er svært at overbevise andre om at give tilskud, hvis man ikke selv ønsker at vise velvillighed i form af økonomisk tilskud. Medfinansieringsgraden kan være forskellig fra fond til fond. Nogle fonde har et specifikt krav til graden af medfinansiering.

Hvis du er i tvivl, så kontakt FUPA.

Et budget kan indeholde følgende poster:

• Lønudgifter; Eksempelvis VIP, TAP, studentermedhjælper osv.
• Materialer og udstyr; Eksempelvis apparatur, forsøgsdyr, hardware, softwarelicenser osv.
• Repræsentation og formidling; Eksempelvis rejser, konferencer, mødeafholdelse, formidlingsaktiviteter, open access osv.
• Konsulentbistand; Eksempelvis statistikerbistand, IT assistance, databaser, prøver analyseret af virksomhed osv.
• Øvrige poster; Eksempelvis patientkørsel, godtgørelse til forsøgspersoner, taxameter, revision, udgifter til Good Clinical Practice (GCP) osv.

Vores anbefaling er altid, at man ikke medtager en budgetpost til et beløb, som man ikke har specificeret yderligere.

Fonden vil gerne vide præcist, hvad de giver støtte til, og at deres bidrag gør en forskel. En uspecificeret diverse post sender derfor et dårligt signal til fonden om, at man ikke har gennemtænkt økonomien i sit projekt.

Et budget skal indeholde alle udgifter som direkte kan henføres til projektet. I forhold til opstilling af budgettet, så tag udgangspunkt i følgende:

• Hvilke budgetposter søger du dækket ved fonden?
• Hvilke budgetposter vil din arbejdsgiver betale?
• Hvilke budgetposter har du allerede modtaget bevilling til?
• Hvilke budgetposter søger du dækket hos andre fonde?

Som udgangspunkt er tilskud fra fonde altid fremadrettede.

Man kan altså ikke få dækket udgifter, der er afholdt forud for at bevillingen er givet.

Hvis du har en ansættelse på både hospitalet og i KI kan du indgå i partnerbudgettet for begge institutioner. Den grad, du kan indgå med, skal svare til den ansættelsesgrad, du har det pågældende sted.

Hvis du f.eks. er klinisk professor uden time- eller procentfordeling på KI, kan FUPA eller AAU Funding hjælpe dig med at lave en beregning, der er baseret på institutionens egen lønomkostning til dig.