Få hjælp til konferencer

Værtskab for årsmøder og konferencer – nationale som internationale – er et vigtigt redskab til at brande Aalborg UH og sætte os på landkortet, og det gavner rekruttering, fundraising og etablering af nye samarbejdsrelationer. 

Det mener forskningschef Søren Pihlkjær Hjortshøj, der glæder sig over, at store internationale konferencer og årsmøder i de videnskabelige selskaber i stigende grad finder vej til Nordjylland.

- Der er stort potentiale i at bruge konferencer som middel til at opnå en stærk positionering. Ikke bare til gavn for regionen og hospitalet, men også for den medarbejder, som stiller sig i spidsen for en konference, siger han og tilføjer:

- At påtage sig et værtskab i form af eksempelvis et årsmøde eller en konference kan være medvirkende til en central placering i videnskabelige selskaber eller faglige råd og en vej til at opnå indflydelse og anerkendelse.

VisitAalborg hjælper på vej

Netop anerkendelse og synlighed er udgangspunktet for den fælles interesse, Aalborg Kommune og hospitalet har i at tiltrække flere faglige værtskaber til byen. Siden 2015 har samarbejdet med VisitAalborg ført til bud på en stribe af konferencer og årsmøder.

Søren Pihlkjær Hjortshøj opfordrer til, at man ude i de kliniske miljøer ser på muligheden for at blive vært for nogle af de arrangementer, der afholdes i de professionelle netværk:
- Overvej om det kunne være givtigt, at næste årsmøde eller konference afholdes i Aalborg. Såvel nationale arrangementer som nordiske, europæiske og verdensomspændende møder og konferencer kan afholdes med Aalborg UH som værtsorganisation. 

Samarbejdsaftalen med VisitAalborg indebærer, at hospitalets medarbejdere kan trække på organisationens store erfaring med tiltrækning og afvikling af konferencer. Og forarbejdet med at lægge et bud på en konference sker kvit og frit.

- Vi oplever, at mange ved, at VisitAalborg kan hjælpe med den praktiske afvikling af en vundet konference, hvilket vi helt rigtigt kan. Mindre udbredt er kendskabet til den gratis hjælp, der er at hente hos VisitAalborg i den ofte omfattende budproces, fortæller senior project manager ved VisitAalborg, Ulla Møller Jakobsen, og tilføjer:

- Allerede når idéen begynder at spire, kan man med fordel tage fat i os. Vi hjælper med at få startet et budget op, gennemgå organisationens guidelines, indhente tilbud fra hoteller og konferencesteder - og ikke mindst udarbejdelsen af selve budmaterialet, herunder koordinering, opsætning og trykning. Vi stiller vores erfaring, arbejdskraft og kompetencer til rådighed og hjælper med alt det ikke-faglige. Det håber vi gør det mere trygt at bringe sig selv og sin organisation i spil som vært for en konference, som man vurderer vil kunne bidrage til opfyldelsen af de målsætninger, man har sat sig som organisation, afdeling eller enkeltperson. 

Skuer vi fremad, har VisitAalborg aktuelt bidraget til at vinde 9 konferencer, som afholdes i Aalborg enten i indeværende år eller senere. Dertil kommer afgivne bud, der lige nu afventer afgørelse fra beslutningstagerne, samt planlagte bud, som igangsættes inden for nærmeste fremtid.

- Det kan være en længere proces fra en idé fødes, til at man afgiver et bud, men vi har mærket stor interesse på de møder, vi har holdt ude på klinikkerne. Lige nu ligger flere end 75 konferencer til overvejelse hos de personer, der har bragt dem i spil. Det bekræfter, at interessen og potentialet er enormt, siger Ulla Møller Jakobsen. 

Stor gavn af samarbejde

En af de forskere, som har benyttet sig af samarbejdsaftalen med VisitAalborg, er professor Erik Elgaard Sørensen fra Forskningsenhed for Klinisk Sygepleje. Til juni er forskningsenheden vært for en stor international konference i regi af International Learning Collaborative, ILC, og her har VisitAalborg været en stor hjælp i planlægningen, fortæller han.

- Vi har trukket på deres kompetencer i den indledende fase, hvor de har hjulpet med at sammensætte et bud på konferencen, og i det efterfølgende arbejde med at arrangere og koordinere. Det har været meget velfungerende, og selvom et så stort arrangement fortsat kræver en del fra vores side, er der mange opgaver, hvor vi ikke behøver at være helt nede i maskinrummet. Man får en fast kontaktperson, som er meget ansvarsfuld i forhold til aftaler, og som vi er i fortløbende dialog med. De kommer også med gode forslag, i kraft af deres erfaring med at afholde store internationale konferencer, fortæller han.

Hvis du skulle stille dig i spidsen for en konference, hvilken ville så være mest værdiskabende for dig/afdelingen? VisitAalborg står altid til rådighed for en uforpligtende snak om dine overvejelser. 

Kontakt

VisitAalborg står gerne til rådighed for en uforpligtende snak. Du kan kontakte Ulla Møller Jakobsen, Senior Project Manager, VisitAalborg på 9931 7542, umj@aalborg.dk.